Over 'Orgaan-isatie'

Introductie

De managementmethode Orgaan-isatie gaat uit van het bestaan van verschillende organen binnen een organisatie die samen een lichaam vormen. Denkt u daarbij aan bedrijfsonderdelen als de administratie, productie, het magazijn, de inkoop, de verkoop en de directie.

Deze organen zijn met elkaar verbonden en vormen samen een "orgaan-isatie". Het functioneren van een organisatie als geheel kan worden verbeterd door te kijken naar het functioneren van de verschillende bedrijfsorganen afzonderlijk:
  • wat is hun samenhang?
  • begrijpen we vanuit de totale organisatie wat hun specifieke functie is?
  • hoe kunnen we inhoudelijk aan elke bedrijfsorgaan afzonderlijk werken?
De samenhang van alle bij een organisatie betrokken personen (medewerkers, leveranciers, eigenaar(s) en klanten) kunt u vergelijken met een groeiende en ontwikkelende minimaatschappij.

In al deze participanten van een organisatie (zowel in individuen als in teams) afzonderlijk is het streven aanwezig om een bepaalde positie in de markt te bereiken, een bepaalde interne cultuur te realiseren, om te groeien, om winst te behalen en zaken te bereiken als meer efficiëntie, een milieubewuste houding, een beter sociaal beleid, enzovoort. Dit alles tezamen bepaalt de status-quo van een organisatie.

De methode is bij uitstek geschikt voor organisaties die zich willen profileren als efficiënt, communicatief, open en omgevingsbewust. Stapsgewijs kunnen zij zich ontwikkelen richting een situatie van hoog rendement, een grote efficiëntie, een grote mate van betrouwbaarheid en een lange termijn bewustzijn.


Uitgangspunt

Orgaan-isatie beoogt een organisatiecultuur te bevorderen waarbij de organisatie wordt gezien als een levend en zich ontwikkelend geheel. Dit oogmerk is bepalend voor ons observeren, analyseren en dagelijks leidinggeven.

Uitgangspunt is de bestaande situatie waarin een organisatie zich bevindt. Inclusief alle reeds aanwezige intrinsieke doelstellingen, ideaalbeelden en dynamiek die we alleen maar gebruiken voor onze analyse. U kunt het zien als al bestaande en ook nodige theorie om uw eigen organisatiepraktijk te ontwikkelen. Met alle aanwezige aspecten gaan we op onderzoek om te werken aan een concrete werksituatie. Kunstmatige ingrepen om ideaalbeelden te bereiken, modellen en schema's in te voeren, doelstellingen te behalen en voorbeeldig gedrag te realiseren, zult u bij orgaan-isatie dan ook niet tegenkomen.

Orgaan-isatie gaat uit van werkprincipes gebaseerd op een managementvoorstel (propositie). Dit voorstel leidt tot een voor elke organisatie uniek contract van samenwerken. De gehanteerde methode is een uitwerking van waardevolle inzichten uit verschillende culturen. Van de archaïsche, sjamanistische culturen, via de westerse (ondergewaardeerde) verlichtingsfilosofie en tot en met de hedendaagse moderne filosofen zijn er veel denkers en doeners geweest die in hun streven naar het begrijpen van de grondbeginselen van het menselijk bestaan materiaal hebben geproduceerd dat zeer bruikbaar is om te leren beseffen hoe een organisatie functioneert en hoe daar leiding aan te geven.

We gaan uit van het bestaande, zonder te proberen dingen te veranderen. Het gaat om het zoeken naar natuurlijke interventiemogelijkheden. Om vanuit het systeem zelf een besef te krijgen van gewenste veranderingen en deze veranderingen te stimuleren en te initiëren. Dit is een geheel eigen en uniek ontwikkelproces dat u uw organisatie doormaakt. Tegelijkertijd is het een leerproces waarbij een eigen organisatiecultuur wordt gevormd.


Gehanteerde principes

De methode van Orgaan-isatie, die uitgaat van de veronderstelling dat een bedrijf zich ontwikkelt als een levend geheel, hanteert de volgende vier principes:

  • Principe 1.

    • Een bedrijf, team, stichting, school, enzovoort is een levend geheel, een organisch systeem.

  • Principe 2.

    • Dit systeem ontwikkelt zich op basis van wat zowel intern als extern gebeurt.

  • Principe 3.

    • Bij het kijken naar een organisatie, het analyseren en het leidinggeven maken we onderscheid tussen individu, organisatie, manager, medewerker, teams, afdelingen, enzovoort. Als zelfstandig functionerende onderdelen worden zij gezien vanuit hun plaats in het geheel, vanuit hun bijdrage aan het geheel en vanuit hun interne functioneren.

  • Principe 4.

    • Het vrijwillig trachten te bereiken van consensus geldt als basis voor samenwerking (zie management propositie). De wijze en kwaliteit van de te bereiken overeenkomst en het voorstel daarvoor werken wij als onderdeel van het begeleidingstraject per cliënt specifiek uit. Dit is de basis voor de verdere organisatieontwikkeling.


    Gehanteerde aanpak

    Bij de ontwikkeling van een organisatie volgens de methode van Orgaan-isatie wordt de eigen, oorspronkelijke en autonome manier van handelen van individuen en teams:

    • bewust gemaakt.
    • op consistentie getoetst.
    • in een toepasselijke en efficiënte samenhang met de organisatiebelangen gebracht.
    • gesystematiseerd.
    Denkt u hierbij aan zaken als leidinggeven, beslissen, ruziemaken, communiceren (met collega's, klanten of derden), handel drijven, produceren, controleren, enzovoort.

    Activiteiten in het kader van begeleiding, advisering en training om een gewenste organisatieontwikkeling te bereiken, vinden zoveel mogelijk plaats binnen de bestaande werkstructuren met de concreet lopende zaken als basis. Dit heeft als voordeel dat uw organisatie zo min mogelijk hinder ondervindt voor het reguliere werkproces.


    De voordelen van deze methode

    Orgaan-isatie speelt in op de behoefte van organisaties aan een methode die een systematische verbinding maakt tussen theorie en praktijk.
    Klassieke managementmethoden en moderne methodieken maken gebruik van theoretische modellen die ideaalbeelden zijn waaraan de organisatie, het management en de medewerkers dienen te voldoen. Vrijwel iedere manager werkt met doelen en heeft een ideaalvoorstelling van de organisatie, de afdeling, de medewerker, en de te verkopen producten en diensten. Het verschil tussen ideaalbeeld en de werkelijkheid veroorzaakt een dubbele agenda: hoe is de situatie echt is en hoe zou deze eigenlijk moeten zijn?

    Een manager die werkt met de methode van Orgaan-isatie heeft geen ideaalbeelden en werkt dus ook niet met een dubbele agenda. Dit heeft als prettige consequentie dat deze manager niet toneel hoeft te spelen en het niet beter hoeft te weten. Deze manager bepaalt als participant met speciale taken mede de gang van zaken in een organisatie zonder met doelstellingen te werken die dienen te worden behaald. Kenmerken van zo'n manager zijn:
    • oprecht.
    • onderzoekend.
    • confronterend.
    • vragend.
    • adviserend.
    • ondersteunend.
    Gaandeweg ontwikkelt zich via deze aanpak een organisatie met een bewuste unieke en eigen methode door praktijkervaring, studie en advisering. Het gaat hierbij om het bewust verder ontwikkelen van de eigen geschiedenis van de organisatie, van alle medewerkers en van het eigen leidinggeven. De essentie van Orgaan-isatie is het verder ontwikkelen van kennis, kunde en het vertrouwen in een natuurlijke gang van een organisatie naar een optimale situatie.

    Orgaan-isatie en de bestaande managementtheorieën sluiten elkaar niet uit. Bestaande managementtheorieën trachten veelal een ideaalbeeld te construeren waar naartoe wordt gewerkt. Orgaan-isatie probeert zonder oordeel (dus zonder het perspectief van de "ideale" situatie, de gewenste organisatiestructuur of de perfecte methode) inzicht te krijgen in wat er concreet aan de hand is in een organisatie. Het verwerven van vakmanschap staat centraal. Daarbij kan de theorie (en dus ook een bestaande managementtheorie!) een ondersteunende functie hebben.

    De vraag:
    'Hoe beïnvloed ik het probleem zodanig dat het verandert in de richting die ik wil?'

    zal bij de Orgaan-isatie methode een minder grote rol spelen dan de vraag:
    'Hoe observeren, analyseren en begrijpen alle betrokkenen wat er aan de hand is?'

    Deze laatste basale vraag geldt als opdracht voor alle aspecten van de taken van de manager. Daarbij komen alle belangrijke bedrijfsaspecten aan de orde, zoals de marketing en personeelsmanagement maar ook onderwerpen als werkdruk en concurrentie. In de fase van observatie ontstaat bewustzijn en een begin van verandering. Verandering geldt als dynamiek voor een ontwikkeling en niet als doel of proces op zich waarvan de uitkomst al van te voren vaststaat.

    Orgaan-isatie voorkomt onnodige improductieve en destructieve spanning tussen het wenselijk ideaal en de concrete praktijk binnen een organisatie. De methode zorgt voor zelfvertrouwen bij zowel het management als de medewerkers.

    Al tijdens het ontwikkelproces en vooral na afloop zult u direct merken dat er een helend effect uitgaat van de gehanteerde Orgaan-isatie methode op het functioneren van uw organisatie. Het verbeterproces gaat door, ook na de door de toegepaste methode bereikte veranderingen in uw organistie.


    De toepassing

    De manager die systematisch de methode van Orgaan-isatie wil ontwikkelen en in de eigen organisatie wil toepassen, maakt gebruik van specifieke modellen, theorieën en methoden die in een concrete werksituatie onder begeleiding van Axis Management worden geformuleerd. Vervolgens kunnen deze modellen zich in de tijd autonoom wijzigen, uitbreiden en ontwikkelen. Een gebruiker van Orgaan-isatie bereikt hiermee een betere controle van de eigen werkwijze, een bevordering van (zelf)kennis en een ontwikkeling van de eigen communicatietechnieken.

    Dit vormingsproces vindt zo natuurlijk mogelijk plaats. Dus met zo min mogelijk en altijd zo bewust mogelijk gebruik van managementsturingsacties die in de Orgaan-isatie methode ook wel de 'kunstmatige geur-, kleur en smaakstoffen' worden genoemd.

    De orgaan-isatie methode is vanaf 1993 toegepast en onderzocht in diverse managementsituaties en wordt inmiddels toegepast bij verschillende organisaties.


    Samenvattend

    Orgaan-isatie is het systematisch zich laten ontwikkelen als organisatie, zonder kunstmatige ingrepen. Dit betekent dat de managementontwikkeling zich richt op het zo min mogelijk forceren, afdwingen, eisen, doelen stellen en voorkomen van situaties en zich zoveel mogelijk richt op de interventiemogelijkheden van het observeren, bewust worden en bewust maken en het conform reageren.

    "Het ontstaan van problemen, het met elkaar begrijpen waarom en hoe we het doen en verder ontwikkelen van de positieve aspecten (in plaats van het probleem op proberen te lossen) geven spectaculaire perspectieven hoe tot verbetering van een organisatie te komen. Deze werkwijze leidt eerder tot een betrouwbare, natuurlijke en stabiele samenwerking dan doelgericht werken.

    Oplossen van problemen leidt vaak tot frustrerende situaties waarin na korte tijd hetzelfde of vergelijkbare problemen weer de kop opsteken. Klanten, leveranciers en medewerkers voelen, zo blijkt uit de lopende projecten, feilloos het "echte" aan. Dat wekt vertrouwen. Er zijn geen schijnoplossingen en geen "toneelspelende" medewerkers.

    Dan ben je als organisatie verder gekomen. Iedereen begrijpt hoe we het vroeger deden en hoe we het nu willen doen en waarom. Zo wordt de veranderende werkwijze een cultuur die net zo halsstarrig blijkt in haar positieve aspecten als veel literatuur aangeeft over het moeizaam veranderen van negatieve cultuur fenomenen. Na een traject hoef ik niet meer terug te komen. Ik heb veel tevreden klanten."

                                                                                                              - Jan Pompe


    Aanbod

    Axis Management biedt als ontwikkelaar van deze methode diverse training, teambegeleiding en individuele begeleidingstrajecten aan die bij uw organisatie een orgaan-isatie methode helpen ontwikkelen.

    Axis Management voert de begeleidingsactiviteiten uit binnen de werktijden, in de bestaande vergaderstructuren en met de concrete eigen gebeurtenissen als materiaal.

    De website van Axis Management: 'www.axismanagement.nl'.